「オフィスマネージャー」は、日々のルーティーンを管理する部門であり、主にエクセルなどの事務系のワークが中心となります。メールチェックや電話対応を行いながら、日々の業務を行います。この部署は、メールや電話で問い合わせに対応することから始まります。受付としての役割を持ちます。

スクール事業では、入学相談や授業見学の問い合わせなどが中心です。卒業後に自宅開業やサロン開業を視野に入れている方たちからの問い合わせもあります。ですから、進路相談では、開業プランについての相談になることもあります。在校生に関しては、月に一度、1か月分の授業のスケジュール組立も行います。事前に生徒さんのスケジュールをヒアリングしておき、効率を考えながら毎月レッスンスケジュールを組み立てていくというスタイルで行っています。

アウトドアホテル事業では、 キャンプスペースの空き状況を確認するメールが日々飛び込んできます。まず仮予約を打診し、入金確認・クレジットカード決済確認後に本予約確定となって埋まっていきます。これらの予約管理を行いながら、お客様の要望をヒアリングして現場のスタッフにつないでいきます。もろもろの事務作業は、パソコンを使って、エクセルやワードを中心に入力程度の軽作業を行います。

スタッフのスケジュールを管理するエクセルファイルを確認しながら、質問に答えたり、営業的な案内を同時に行っていきます。ここまでは受付的な機能ですが、社内で起きている問題点や改善点に気づくのも大切な仕事です。プロジェクトの遅れは、会社全体に大きく影響しますので、メンバーの作業の進行状況をチェックしながら、プロジェクトが進行しているかどうかに目を光らせておく必要もあります。スタッフから日報を回収したり、銀行で支払いをしたり、必要な備品を発注したりということもあります。

応募条件は、コミュニケーション能力とPC操作が条件です。一般事務の経験があれば問題なくできる感じだと考えています。普通自動車免許をお持ちの方はベターです。コミュニケーション能力は、「報告連絡相談」が基本です。「報告連絡相談」がタイムリーかつ正確にできないと、余計なトラブルを招く原因となってしまいます。スタッフだけでなく、お客様と直接接する場面もあります。ので、コミュニケーションが得意な社交的な方、大歓迎です。マッサージやアウトドアホテル事業に興味がある方、ぜひご応募ください。